Deze verwerkersovereenkomst hoort bij het bestelformulier en de algemene voorwaarden van Vereniging4U. Ze regelt hoe 4U persoonsgegevens verwerkt die de vereniging in de app zet, zoals de AVG in artikel 28 voorschrijft.
Artikel 1. Begrippen
Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) hebben de betekenis uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Vereniging: de verwerkingsverantwoordelijke, zoals genoemd in het bestelformulier.
- 4U: Familie Hoek B.V., handelend onder de naam 4U, de verwerker.
- App: Vereniging4U, bereikbaar via app.vereniging4u.nl.
Artikel 2. Onderwerp en duur
- 4U verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de app aan de vereniging te leveren, volgens de schriftelijke instructies van de vereniging. Het gebruik van de app zoals de vereniging die instelt, geldt als instructie.
- 4U gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en deelt ze niet met derden, behalve met de subverwerkers uit artikel 6 of als de wet dat verplicht. Bij een wettelijke verplichting informeert 4U de vereniging vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
- Deze overeenkomst loopt zolang 4U voor de vereniging gegevens verwerkt, dus tot de verwijdering uit artikel 12 is afgerond.
Artikel 3. Rollen
- De vereniging bepaalt welke gegevens in de app komen, van wie, en wie in de vereniging erbij kan. De vereniging is verantwoordelijk voor een geldige grondslag, voor het informeren van haar leden en vrijwilligers, en voor de inhoud die zij invoert.
- 4U volgt de instructies van de vereniging. Vindt 4U een instructie in strijd met de AVG, dan meldt 4U dat direct.
- Koppelt de vereniging zelf een externe dienst aan de app, zoals een AI-aanbieder voor de schrijfhulp of Sportlink, dan sluit de vereniging daarvoor zelf een overeenkomst met die dienst. Zo'n dienst is geen subverwerker van 4U; 4U geeft gegevens alleen door in opdracht van de vereniging.
Artikel 4. Welke gegevens
Afhankelijk van wat de vereniging gebruikt, verwerkt 4U:
| Soort | Voorbeelden |
|---|
| Identiteit en contact | Naam, e-mailadres, profielfoto, telefoonnummer (klussenbord) |
| Persoonlijk | Geboortedatum, korte bio, beschikbaarheid |
| Rol in de vereniging | Rollen, secties, commissies, functies, lidmaatschap van gremia |
| Kwalificaties | Diploma's en licenties met geldigheid, geüploade certificaten, registratie van een VOG met vervaldatum |
| Activiteit | Taken, processen, aanwezigheid bij vergaderingen, notulen, besluiten, aanmeldingen voor afspraken en klussen, storingsmeldingen met foto |
| Account en beveiliging | Inloggegevens (versleuteld), tweestapsverificatie, auditlog met IP-adres |
| Sportlink (als gekoppeld) | Relatienummer, naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, geslacht, lidstatus |
De vereniging zet in de app geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) of strafrechtelijke gegevens, behalve de registratie dat een VOG aanwezig is en tot wanneer. De inhoud van een VOG hoort niet in de app.
Artikel 5. Van wie
Leden, vrijwilligers, bestuurders en commissieleden van de vereniging; ouders en verzorgers; gasten die zich via het openbare klussenbord aanmelden; en personen over wie in notulen of documenten wordt geschreven. Daaronder kunnen minderjarigen vallen.
Artikel 6. Subverwerkers
- De vereniging geeft toestemming voor deze subverwerkers:
| Subverwerker | Wat | Waar |
|---|
| TransIP B.V. | Hosting van de servers van 4U: de server met de app en de database, en een tweede server met de kopie van de nachtelijke back-up; verzenden van e-mail | Nederland |
Beide servers zijn van 4U zelf; er kijkt geen andere partij mee in de back-ups.
- 4U legt subverwerkers minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan en blijft tegenover de vereniging verantwoordelijk voor hen.
- Een nieuwe of andere subverwerker meldt 4U minstens 30 dagen vooraf per e-mail. De vereniging kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de vereniging de overeenkomst kosteloos opzeggen per de datum van de wijziging.
- Persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, behalve via een dienst die de vereniging zelf koppelt (artikel 3 lid 3).
Artikel 7. Beveiliging en geheimhouding
- 4U neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen. De bijlage beveiliging beschrijft de maatregelen op het moment van sluiten. 4U mag ze aanpassen, zolang het niveau niet daalt.
- Iedereen die namens 4U toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht en heeft alleen toegang voor zover dat nodig is voor de levering, het onderhoud of ondersteuning op verzoek van de vereniging.
Artikel 8. Datalekken
- 4U meldt een datalek dat gegevens van de vereniging raakt binnen 48 uur nadat 4U het heeft ontdekt, per e-mail aan het beheer- en het factuuradres uit het bestelformulier.
- De melding beschrijft voor zover bekend: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen, en wat 4U doet om het te beperken en te herstellen. Wat later bekend wordt, vult 4U aan.
- De vereniging beslist of zij het lek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen. 4U helpt daarbij.
Artikel 9. Rechten van betrokkenen
- Vraagt een betrokkene 4U om inzage, correctie, verwijdering of een ander recht, dan stuurt 4U het verzoek door naar de vereniging en handelt het niet zelf af.
- De vereniging kan de meeste verzoeken zelf in de app afhandelen, zoals gegevens aanpassen of een lid verwijderen. Waar dat niet kan, helpt 4U binnen redelijke termijn.
Artikel 10. Controle
- 4U geeft de vereniging op verzoek de informatie die nodig is om na te gaan of 4U zich aan deze overeenkomst houdt.
- De vereniging mag eens per jaar, of na een datalek, een controle laten doen door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na minstens 30 dagen aankondiging. De kosten zijn voor de vereniging, tenzij blijkt dat 4U deze overeenkomst wezenlijk niet nakomt.
Artikel 11. Bewaren
4U bewaart de gegevens zolang de overeenkomst loopt. Haalt de vereniging een lid uit de app, dan verliest dat lid direct de toegang; naam en historie (zoals afgeronde taken) blijven bij de vereniging bewaard tot de vereniging erom vraagt ze te wissen of de overeenkomst eindigt. Back-ups worden na tien weken overschreven.
Artikel 12. Einde van de overeenkomst
- Tot het einde van het abonnement kan de vereniging haar gegevens exporteren. 4U helpt op verzoek.
- Binnen 90 dagen na het einde verwijdert 4U alle gegevens van de vereniging uit de app en de bestanden. Kopieën in back-ups verdwijnen binnen tien weken daarna, als de back-ups worden overschreven.
- 4U bewaart daarna alleen wat de wet verplicht, zoals facturen (zeven jaar). Daar staan geen gegevens van leden in.
- Op verzoek bevestigt 4U schriftelijk dat de gegevens zijn verwijderd.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
Voor aansprakelijkheid onder deze verwerkersovereenkomst geldt de regeling in de algemene voorwaarden.
Artikel 14. Slot
- Bij strijdigheid gaat deze verwerkersovereenkomst voor de algemene voorwaarden, behalve waar het bestelformulier anders bepaalt.
- Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de rechter die in de algemene voorwaarden is aangewezen.
- Wijzigt 4U deze overeenkomst, dan meldt 4U dat minstens 30 dagen vooraf per e-mail. Een wijziging die de bescherming van de gegevens verlaagt, geldt alleen met instemming van de vereniging.
Bijlage beveiliging bij de verwerkersovereenkomst
Deze bijlage beschrijft de maatregelen op het moment van sluiten. 4U mag ze aanpassen, zolang het niveau niet daalt (artikel 7 van de verwerkersovereenkomst).
Hosting en back-ups
| Maatregel | Hoe |
|---|
| Locatie | Eigen virtuele server bij TransIP in Nederland |
| Beheertoegang server | Alleen via SSH met sleutel, niet-standaard poort, geen wachtwoordlogin; fail2ban blokkeert herhaalde pogingen |
| Back-ups | Elke nacht database en geüploade bestanden; integriteit gecontroleerd; 14 dagelijkse en 8 wekelijkse bewaard (ongeveer tien weken) |
| Kopie buiten de server | Elke nacht via SSH naar een tweede server in Nederland, met een sleutel die alleen in die ene map mag schrijven |
| Herstel | Back-ups worden bij elke wijziging aan de app vooraf gemaakt; herstel is getest |
Toegang tot de app
| Maatregel | Hoe |
|---|
| Verbinding | Alleen https (TLS), met HSTS en een strikt Content-Security-Policy |
| Wachtwoorden | Opgeslagen met bcrypt; minimaal 8 tekens; account 15 minuten op slot na 5 mislukte pogingen |
| Tweestapsverificatie | Beschikbaar met een authenticator-app en herstelcodes; de vereniging bepaalt of leden het gebruiken |
| Sessies | Op de server opgeslagen, verlopen na 8 uur, nieuwe sessie na tweestapsverificatie |
| Limieten | Beperkt aantal verzoeken per IP-adres, strenger bij inloggen en openbare formulieren |
| Rechten | De vereniging bepaalt met rollen wie wat mag zien en doen; documenten, vergaderingen en kwalificaties hebben eigen toegangsregels |
| Scheiding tussen verenigingen | Elke vereniging heeft een eigen omgeving; elke opvraging is beperkt tot de eigen vereniging, en dat wordt bij elke wijziging getest |
| Bestanden | Geüploade documenten en certificaten zijn niet openbaar; ze worden alleen na een rechtencontrole geleverd |
| Gevoelige sleutels | De AI-sleutel van de vereniging wordt versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) |
| Gasten van het klussenbord | Naam en contactgegevens worden 30 dagen na de klus automatisch geanonimiseerd |
Organisatie
| Maatregel | Hoe |
|---|
| Wie bij de gegevens kan | Alleen N. Hoek (4U) als platformbeheerder, voor levering, onderhoud en ondersteuning |
| Vastleggen | Elke wijziging en elke inlog komt in een auditlog met gebruiker, tijd en IP-adres |
| Wijzigingen aan de app | Via een vast proces: tests, controle, review en een back-up voor elke uitrol |
| Datalekken | Gemeld volgens artikel 8 van de verwerkersovereenkomst |
Niet aanwezig
De database en de back-ups staan niet versleuteld op schijf. Tweestapsverificatie is niet verplicht.